HR-Abteilung: Interne Fragen sofort beantworten

Die HR-Abteilung eines Unternehmens mit 1.000 Mitarbeitenden erhält täglich 80–120 interne Anfragen per E-Mail und Telefon: Urlaubsansprüche, Überstundenregelungen, Elternzeitantrag, Gehaltsabrechnungsfragen, Reisekostenrichtlinien, Weiterbildungsbudgets, betriebliche Altersvorsorge. 65 % dieser Fragen sind grundsätzlich über die interne Richtlinienlandschaft beantwortbar.

Das HR-Team mit 6 Personen beantwortete diese Anfragen manuell — oft mehrfach täglich dieselben Fragen an verschiedene Mitarbeitende. Zeit für strategische HR-Aufgaben wie Employer Branding, Führungskräfteentwicklung oder Organisationsgestaltung fehlte dadurch systematisch.

Mitarbeiterdaten haben höchste Sensibilität

HR-Anfragen berühren oft persönliche Lebenssituationen: Elternschaft, Krankheit, Kündigung, Gehaltsverhandlung. Diese Kontexte dürfen nicht in externe KI-Dienste gegeben werden — weder aus Datenschutzgründen noch aus dem betrieblichen Vertrauensverhältnis heraus.

Lokaler HR-Service-Bot mit SoverIQ

SoverIQ Stack läuft auf dem Unternehmensserver. Alle HR-Richtlinien, Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge und internen Handbücher sind lokal indexiert. Mitarbeitende stellen Fragen per Intranet-Chat:

„Wie viele Urlaubstage habe ich noch in diesem Jahr?" → Verbindung zum Zeitwirtschaftssystem „Was muss ich beim Antrag auf Elternzeit einreichen?" → Anleitung + Formular-Link „Darf ich meinen Dienstwagen privat nutzen?" → Aktuelle Dienstwagenrichtlinie mit Fundstelle „Wie hoch ist mein Weiterbildungsbudget?" → Aus Betriebsvereinbarung + Rückfrage bei HR nötig

Das System erkennt, wenn eine Anfrage über das Nachschlagbare hinausgeht, und übergibt mit Kontext an einen HR-Mitarbeitenden.

Ergebnis

60 % der HR-Anfragen vollautomatisch beantwortet. Das HR-Team spart 25 Stunden pro Woche für strategische Aufgaben. Mitarbeitende erhalten Antworten sofort — auch abends und am Wochenende. Mitarbeiterzufriedenheit mit HR-Service: von 3,2 auf 4,3 von 5.