Buchhaltung: Rechnungseingang und 3-Way-Match automatisieren

Eine mittelständische Unternehmensgruppe mit 5 Gesellschaften und 350 Mitarbeitenden erhält monatlich rund 2.200 Eingangsrechnungen — von Lieferanten, Dienstleistern, Fremdunternehmen. Jede Rechnung muss gegen die zugehörige Bestellung und den Wareneingang abgeglichen werden (3-Way-Match), bevor sie zur Zahlung freigegeben werden kann.

Bisher war das ein manueller Prozess: Rechnung prüfen, Bestellung im ERP suchen, Wareneingang bestätigen, Abweichungen klären, Freigabe erteilen. Bei 2.200 Rechnungen pro Monat und einem Team von 4 Buchhaltern war das ein permanenter Engpass — Skontofristen wurden regelmäßig verpasst.

Finanzdaten erfordern lokale Verarbeitung

Eingangsrechnungen enthalten Preis- und Konditionsinformationen, die Rückschlüsse auf Einkaufskonditionen zulassen. Eine Weitergabe an externe Dienste käme für die Unternehmensgruppe nicht in Betracht.

Automatisierter Rechnungseingang mit SoverIQ

SoverIQ Stack ist an das ERP- und das Warenwirtschaftssystem angebunden — vollständig lokal:

• Rechnungsextraktion: Lieferant, Betrag, Positionen, Steuerausweis, Fälligkeitsdatum aus PDF oder E-Rechnung auslesen
• 3-Way-Match: automatischer Abgleich Rechnung ↔ Bestellung ↔ Wareneingang
• Abweichungsklassifikation: Preisabweichung? Mengendifferenz? Fehlende Position? — Kategorie und Handlungsempfehlung
• Freigabe-Routing: Grüne Rechnungen direkt zur Zahlung; Klärfälle mit vorbereiteter Erklärung an den Sachbearbeiter
• Skontofristen-Monitoring: Rechnungen mit Skontooptionen werden priorisiert

Ergebnis

80 % der Eingangsrechnungen vollautomatisch verarbeitet und freigegeben. Manuelle Bearbeitungszeit je Rechnung sank von 8 auf 1,5 Minuten (nur Klärfälle). Skontoausschöpfung stieg von 34 % auf 91 % — das entspricht bei einem Einkaufsvolumen von 12 Mio. € rund 72.000 € jährlicher Ersparnis allein aus Skonti.